Ich stecke gerade selbst mitten in einem Bauprojekt und fühle mich ehrlich gesagt etwas verloren mit all der Organisation 
Darum interessiert mich, wie ihr das gelöst habt bzw. löst.
1. Wo hast du am meisten administrativen Aufwand?
(Offerten, Freigaben, Terminübersicht, Kosten, Dokumente, etc.)
2. Stellt euch euer Architekt / GU digitale Tools zur Verfügung, um das Ganze zu organisieren?
(Ja / Nein – wenn ja: welche?)
3. Wie organisiert ihr konkret den Dokumentenaustausch und z. B. Freigaben?
(Papier / PDFs per E-Mail / Tools / Mischung)
Hintergrund:
Ich habe selbst einen Software-Background und werde das Gefühl nicht los, dass es einen besseren Prozess geben müsste als dieses manuelle Hin- und Herschicken von PDFs.
Hallo Michael,
Eine umfassende Liste ist unverzichtbar. Wenn Dein Bauführer oder GU das nicht leistet, unbedingt selber dafür sorgen! Ich persönlich würde das niemandem komplett anvertrauen und selber machen oder zumindest selber regelmässig Kopien davon verlangen, es geht um sehr viel Geld. Vor allem nicht nur während der Bauzeit (siehe unten).
Die Liste muss Dich dabei unterstützen, den Prozess von der Offerte über Zuschlag, Akontozahlungen bis/mit Abschlussrechnungen und Skonto abzubilden. Im Zusammenspiel mit Bauführer oder GU auch die Freigaben für Zahlungen. Sie ist sortiert nach BKP (findest Du kostenlos im Internet). Und natürlich wird sie auch einige Berechnungen anstellen, damit Du den Überblick hast.
Darüber hinaus sollte am Schluss auch alles Steuerliche abgebildet sein, was besonders bei Umbauten noch viel wichtiger ist (Werterhalt, Wertsteigerung, energetische Massnahmen – alles je nach Kanton zu unterschiedlichen Regeln). Und das brauchst Du später in jedem Jahr, in dem etwas renoviert oder energetisch modernisiert wird. Und dann brauchst Du all das nochmals, wenn Du Dein Wohneigentum verkaufst und eine Ersatzbeschaffung planst (Grundstückgewinnsteuer bzw. Aufschub).
Dokumente als PDF an einem schlauen Ort ablegen (mit sprechenden Dateinamen) sowie Dateinamen in der Liste referenzieren. Schema für Dateinamen als Vorschlag: <JJJJ-MM-TT BKP Dokutyp Beschrieb, Handwerker.pdf> (wobei Dokutyp = Offerte, Akontorechnung, Schlussrechnung etc., gerne auch als Dropdownliste in Deinem Listen-Tool).
Da bist Du insgesamt viel schneller, als wenn Du dafür noch extra was mit Software machen willst. Und vor allem: es funktioniert auch in 10 oder 20 Jahren noch, auch wenn Du vieles vergessen hast, und ist einfach anpassbar an Deine jetzigen und auch an alle späteren Anforderungen.
Gruss und gutes Gelingen,
Lukas